Privacy verklaring van Wij Ook vzw 2018-06-25T20:50:36+00:00

PRIVACYVERKLARING WIJ OOK VZW 

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met deze persoonsgebonden gegevens.
WIJ OOK vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw gegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. Als vereniging zonder winstoogmerk WIJ OOK vzw zijn wij verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens en die van uw eventuele partner indien van toepassing.

Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover kunt u contact opnemen via onderstaande gegevens:

WIJ OOK vzw-secretariaat: Brigitte Dourcy-Belle-Rose Lange Gasthuisstraat 35-37 2000 ANTWERPEN Tel: 03 338 91 54  info@wijook.be.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door de WIJ OOK vzw verwerkt ten behoeve van volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van de WIJ OOK vzw.
  • Het versturen van tijdschriften “PROSTAATinfo” en uitnodigingen.
  • Briefwisseling allerhande.
  • Aanvragen i.v.m. activiteiten.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij volgende persoonsgegevens van u en/of uw partner vragen:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummers, e-mail

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens verkregen hebben.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen en verspreiden van het tijdschrift “PROSTAATinfo”
  • Uitstappen georganiseerd door derden (naar patiëntendagen bijvoorbeeld)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden door geven tenzij dit wettelijk verplicht is.

Alle contacten of contractanten een clausule opleggen om de AVG te respecteren.

Bewaartermijn

De WIJ OOK vzw bewaart persoonsgegevens voor de duur van het lidmaatschap, één jaar en jaarlijks hernieuwbaar. Indien het lid wordt geschrapt worden alle persoonsgegevens geschrapt. 

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

Alle personen (leden Raad van Bestuur WIJ OOK vzw) die namens de WIJ OOK vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Enkel de verantwoordelijke van de database kan wijziging aanbrengen aan de gegevens en deze eventueel doorsturen naar de andere leden van de Raad van Bestuur. De persoonsgegevens worden bij gehouden op de harde schijf van een computer.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kunt opnemen. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer – deze commissie is algemeen gekend onder de benaming “Privacy Commissie” – Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, telefoon 02/274.48.00, e-mail: commission@privacycommission.be. Deze commissie is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijziging privacyverklaring

De WIJ OOK vzw kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen in de “PROSTAATinfo” en op onze website “www.wijook.be” .

Het WIJ OOK vzw-bestuur 

Ter informatie: privacywetgeving voor vzw en Feitelijke verenigingen 

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, of GDPR: General Data Protection Regulation) is een geheel van Europese regels om de burger te beschermen rond gebruik van persoonsgegevens. De wet is een herziening van de “Data Protection Directive”, de Europese wetgeving uit 1995. Ze is van toepassing sedert 25 Mei 2018. Sedert 25 Mei 2018 moet er bij een controle of betwisting actief kunnen aangetoond worden dat er volgens de nieuwe wetgeving gehandeld wordt. Alle verenigingen, zowel Vzw’s als feitelijke verenigingen, moeten vanaf 25 Mei 2018 in regel zijn met de GDPR-verordening. De GDPR is ontwikkeld om de persoonsgegevens van individuen te beschermen en is eigenlijk gewoon een aanpassing van de vroegere privacywetgeving. Het is ook logisch dat elke vereniging de privacy van haar leden, deelnemers, … respecteert. Elke vereniging is verantwoordelijk voor het gebruik van persoonsgegevens en moet steeds kunnen aantonen hoe zij dit aanpakt.

Wat moet een vereniging doen om zich in regel te stellen met de AVG?

Drie sleutelwoorden: informeren/ documenteren/ beveiligen.

Informeren

Elke vereniging moet haar leden, deelnemers aan activiteiten, partners, …. wiens persoonsgegevens zij gebruikt (opslaan, bewaren, publiceren, doorgeven ….) goed informeren over waarom ze welke gegevens gebruikt. Ze informeert in een duidelijke taal. Een verplicht document is de privacyverklaring van de organisatie. Deze kan best op de website gezet worden, of vermeld worden bij de allereerste keer dat de mensen hun gegevens bezorgen.

Documenteren

Documenteren is een zaak van iedereen in de vereniging die persoonsgegevens kan zien of gebruikt. Betrek alle medewerkers van de vereniging die persoonsgegevens kan zien of gebruikt. Hou alles over de aanpak van privacy van de deelnemers, leden, …. goed bij. Maak hiervoor gebruik van een duidelijk register. Elke vereniging is trouwens verplicht een register bij te houden.

Beveiligen

Elke vereniging is verantwoordelijk voor het gebruik van persoonsgegevens van haar leden. Dit betekent dat ze er ook zorgzaam moet *mee omgaan. Door de gegevens te beveiligen. Een aantal tips: Gegevens die niet meer nodig zijn schrappen, laat geen lijsten rondslingeren, maak duidelijk afspraken met leiding, bestuur, versleutel gegevens, zet niet zomaar foto’s op het net, plaats ze in afgeschermde omgeving.

Nota: ook foto’s zijn persoonsgegevens. De AVG is dus ook van toepassing op het nemen van foto-en beeldmateriaal. We raden dan ook aan om steeds op het deelnemingsformulier, inschrijvingsformulier duidelijk te vermelden dat er sfeerfoto’s kunnen genomen worden. De deelnemer is dan duidelijk geïnformeerd dat deze kunnen gebruikt worden voor rapportage.